Verwaltungsassistent

Verwaltungsassistenten / Verwaltungsassistentinnen sind im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen beschäftigt. Das kann ein Industriebetrieb oder in der öffentlichen Verwaltung sein, im Gesundheitsweisen (Krankenhäuser), aber auch bei Versicherungen oder bei den Freien Berufen wie bei Ärzten und Rechtsanwälten. Verwaltungsassistenten / Verwaltungsassistentinnen erledigen den Postein- und -ausgang, betreuen KundInnen und arbeiten im betrieblichen Rechnungswesen (z.B.: Buchhaltung) mit. Sie schreiben Texte, arbeiten mit Formularen und stellen Berichte zusammen. Auch das Schreiben von Briefen nach Diktat zählt zu ihren Aufgaben. Die EDV ist im täglichen Berufsalltag in der heutigen Zeit unerlässlich, weshalb Kenntnisse in diesem Bereich vorausgesetzt werden. Als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin musst du mit der Struktur des Betriebes vertraut sein, in dem du tätig bist. Du weißt um die Aufgaben und Zuständigkeiten in der Verwaltung und kennst die Betriebsabläufe. Als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin arbeitest du gemeinsam mit KollegInnen und Vorgesetzten und hast Kontakt zu KundInnen.

Aufgaben als Verwaltungsassistent

• Verfassen, Bearbeiten und Registrieren von Texten, Daten- und Informationsmaterial
• Bestände beschaffen und führen (z.B. Büromaterial)
• Waren übernehmen und richtig lagern bzw. einordnen
• Anlegen und Verwalten von Karteien und Dateien
• Angebote einholen, bearbeiten, prüfen
• Anwenden fachspezifischer Softwareprogramme der EDV (z.B. Adressdateien erstellen)
• Durchführung von Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr
• Standardbriefe verfassen oder nach Vorgaben schreiben
• Koordination von Terminen
• Besprechungen, Sitzungen, Dienstreisen vor- und nachbereiten
• KundInnen informieren und betreuen

Voraussetzungen für den Lehrberuf Verwaltungsassistent

Du hast gutes Sehvermögen, besitzt Fremdsprachen- und EDV-Kenntnisse? Zu deinen Stärken zählen Organisationsfähigkeit, Planungsfähigkeit und schriftliches Ausdrucksvermögen? Dann bringst du bereits wesentliche Voraussetzungen für diesen Lehrberuf mit. Du arbeitest weiters systematisch, konzentriert und koordiniert. Ebenfalls in diesem Beruf erforderlich: Aufgeschlossenheit, Kontaktfreude, Kritikfähigkeit und Kundenorientierung. Wichtig: Freundlichkeit und Selbstvertrauen. Wenn du auch diskret bist und ein gepflegtes Erscheinungsbild hast, bist du für den Beruf eines Verwaltungsassistenten / einer Verwaltungsassistentin geeignet.

Berufsaussichten als Verwaltungsassistent

Verwaltungsassistenen / Verwaltungsassistentinnen arbeiten im öffentlichen Dienst (Verwaltungskörperschaften von Bund, Ländern und Gemeinden), in öffentlichen Institutionen (z.B. Sozialversicherungen, Verbände), bei großen Wirtschaftsbetrieben mit eigenen Verwaltungsabteilungen, bei Versicherungen, Rechtsanwälten usw. In den genannten Betrieben werden Lehrlinge auch ausgebildet. Der Lehrberuf wurde 1997 eingeführt und hat sich seither günstig entwickelt. Die Ausbildung entspricht den modernen Anforderungen im Verwaltungsbereich, daher sind die Beschäftigungsaussichten gut. Für Erfolg im Job ist die Bereitschaft zu regelmäßiger Weiterbildung (z.B. im EDV-Bereich, Fremdsprachen, Buchhaltung) dennoch wichtig, vor allem aufgrund der Konkurrenz durch AbsolventInnen mittlerer und höherer Schulen. Der Beruf kann von Mädchen und Burschen gleichermaßen erlernt und ausgeübt werden. Bei den Lehrlingen gibt es derzeit aber viel mehr Mädchen als Burschen.