Verwaltungsassistent

Beruf Verwaltungsassistent

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Verwaltungsassistenten / Verwaltungsassistentinnen sind im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen beschäftigt. Das kann ein Industriebetrieb oder in der öffentlichen Verwaltung sein, im Gesundheitsweisen (Krankenhäuser), aber auch bei Versicherungen oder bei den Freien Berufen wie bei Ärzten und Rechtsanwälten. Verwaltungsassistenten / Verwaltungsassistentinnen erledigen den Postein- und -ausgang, betreuen KundInnen und arbeiten im betrieblichen Rechnungswesen (z.B.: Buchhaltung) mit. Sie schreiben Texte, arbeiten mit Formularen und stellen Berichte zusammen. Auch das Schreiben von Briefen nach Diktat zählt zu ihren Aufgaben. Die EDV ist im täglichen Berufsalltag in der heutigen Zeit unerlässlich, weshalb Kenntnisse in diesem Bereich vorausgesetzt werden. Als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin musst du mit der Struktur des Betriebes vertraut sein, in dem du tätig bist. Du weißt um die Aufgaben und Zuständigkeiten in der Verwaltung und kennst die Betriebsabläufe. Als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin arbeitest du gemeinsam mit KollegInnen und Vorgesetzten und hast Kontakt zu KundInnen.

 

Aufgaben als Verwaltungsassistent

  • Verfassen, Bearbeiten und Registrieren von Texten, Daten- und Informationsmaterial
  • Bestände beschaffen und führen (z.B. Büromaterial)
  • Waren übernehmen und richtig lagern bzw. einordnen
  • Anlegen und Verwalten von Karteien und Dateien
  • Angebote einholen, bearbeiten, prüfen
  • Anwenden fachspezifischer Softwareprogramme der EDV (z.B. Adressdateien erstellen)
  • Durchführung von Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr
  • Standardbriefe verfassen oder nach Vorgaben schreiben
  • Koordination von Terminen
  • Besprechungen, Sitzungen, Dienstreisen vor- und nachbereiten
  • KundInnen informieren und betreuen

 

Voraussetzungen für den Lehrberuf Verwaltungsassistent

Du hast gutes Sehvermögen, besitzt Fremdsprachen- und EDV-Kenntnisse? Zu deinen Stärken zählen Organisationsfähigkeit, Planungsfähigkeit und schriftliches Ausdrucksvermögen? Dann bringst du bereits wesentliche Voraussetzungen für diesen Lehrberuf mit. Du arbeitest weiters systematisch, konzentriert und koordiniert. Ebenfalls in diesem Beruf erforderlich: Aufgeschlossenheit, Kontaktfreude, Kritikfähigkeit und Kundenorientierung. Wichtig: Freundlichkeit und Selbstvertrauen. Wenn du auch diskret bist und ein gepflegtes Erscheinungsbild hast, bist du für den Beruf eines Verwaltungsassistenten / einer Verwaltungsassistentin geeignet.

 

Berufsaussichten als Verwaltungsassistent

Verwaltungsassistenen / Verwaltungsassistentinnen arbeiten im öffentlichen Dienst (Verwaltungskörperschaften von Bund, Ländern und Gemeinden), in öffentlichen Institutionen (z.B. Sozialversicherungen, Verbände), bei großen Wirtschaftsbetrieben mit eigenen Verwaltungsabteilungen, bei Versicherungen, Rechtsanwälten usw. In den genannten Betrieben werden Lehrlinge auch ausgebildet. Der Lehrberuf wurde 1997 eingeführt und hat sich seither günstig entwickelt. Die Ausbildung entspricht den modernen Anforderungen im Verwaltungsbereich, daher sind die Beschäftigungsaussichten gut. Für Erfolg im Job ist die Bereitschaft zu regelmäßiger Weiterbildung (z.B. im EDV-Bereich, Fremdsprachen, Buchhaltung) dennoch wichtig, vor allem aufgrund der Konkurrenz durch AbsolventInnen mittlerer und höherer Schulen. Der Beruf kann von Mädchen und Burschen gleichermaßen erlernt und ausgeübt werden. Bei den Lehrlingen gibt es derzeit aber viel mehr Mädchen als Burschen.

Neben vielen anderen Punkten ist das Gehalt während und nach der Lehrzeit ein wichtiger Faktor bei der Berufswahl.
Dieses Thema ist aber sehr komplex. Anhand der folgenden Beispiele erklären wir dir gerne die Höhe deiner Lehrlingsentschädigung als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin in der Lehrzeit und nach deiner Ausbildung.

Gehalt als Verwaltungsassistent

Dein Gehalt als Lehrling nennt sich Lehrlingsentschädigung. Wie hoch dein Lehrlings-Gehalt ist, wird durch den Kollektivvertrag geregelt. Die Höhe deiner Lehrlingsentschädigung ist aber zusätzlich von folgenden Punkten abhängig:

  • In welchem Bundesland befindet sich dein Lehrbetrieb?
  • Welcher Branche ist er zugehörig?
  • Welcher Kollektivvertrag wird für deinen Lehrbetrieb angewandt?

Die kollektivvertraglichen Mindestsätze sehen wie folgt aus.

  • 1. Lehrjahr: 399 – 853 € (brutto)
  • 2. Lehrjahr: 498 – 1.095 € (brutto)
  • 3. Lehrjahr: 658 – 1.396 € (brutto)

Quelle: Gehaltskompass des AMS (http://www.gehaltskompass.at/)

Beispiel:
Als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin Lehrling verdienst du im Öffentlichen Dienst als Angestellter / Angestellte im 1. Lehrjahr 520€,  im 2. Lehrjahr 718€,  im 3. Lehrjahr 889€.

Bei einem Sozialversicherungsträger verdienst du als Angestellter / Angestellte im 1. Lehrjahr 665€,  im 2. Lehrjahr 831€,  im 3. Lehrjahr 1.163€.

Als Industrie-Angestellter / Industrie-Angestellte erhältst du im 1. Lehrjahr 619€,  im 2. Lehrjahr 830€,  im 3. Lehrjahr 1.124€.

Für Lehrlinge mit Matura gelten Sonderregelungen.

Was verdiene ich als Verwaltungsassistent, wenn ich ausgelernt bin?

Nach abgeschlossener Lehre zum Verwaltungsassistenten / zur Verwaltungsassistentin liegt das Einstiegsgehalt bei 1.640€ bis 1.830€ (brutto).

Wie auch bei der Lehrlingsentschädigung gibt es nach der Lehrzeit Faktoren, die deinen Verdienst als Verwaltungsassistenten / Verwaltungsassistentin beeinflussen, der wichtigste Faktor ist auch hier der Kollektivvertrag. Sofern dein Betrieb an einen Kollektivvertrag gebunden ist, regelt dieser die Beschäftigungsgruppen und dein Mindestgehalt. Jedem Unternehmen steht natürlich frei, einem ausgelernten Verwaltungsassistenten /einer ausgelernten Verwaltungsassistentin gemäß der Qualifikation auch mehr zu bezahlen.

 

Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Verwaltungsassistent?

Verwaltungsassistenten / Verwaltungsassistentinnen können zu Chef-, Vorstands- oder DirektionsassistentInnen aufsteigen. Ein Aufstieg zu Bürovorständen oder AbteilungsleiterInnen ist ebenfalls möglich. Generell sind die Aufstiegsmöglichkeiten vom jeweiligen Betrieb abhängig. Auch in diesem Beruf ist die Bereitschaft zur Weiterbildung und die Offenheit für Neuerungen für eine erfolgreiche Berufsausübung vorteilhaft.

Selbstständig kannst du diesen Beruf als GewerbeinhaberIn, GeschäftsführerIn oder PächterIn im Handelsgewerbe ausüben. Da dies ein freies Gewerbe ist, benötigt du dafür nur einen Gewerbeschein, aber keinen Befähigungsnachweis.

 

In unserem Reiter “Bewerben” findest du neben der Vorlage für ein Bewerbungsschreiben als Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin auch Hinweise und Tipps, worauf du bei deiner schriftlichen Bewerbung für deinen Lehrberuf achten sollst.

In unseren Tipps und Infos erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du eine Bewerbung erstellst.
Neben dem Bewerbungsschreiben gehören Lebenslauf, Zeugnisse und ein Foto zur Bewerbung.

Im Berufsbild “Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin” erhältst du wichtige Informationen über den Lehrberuf, welche du in deinem Bewerbungsschreiben einbauen kannst. Die Karriereseite des Lehrbetriebs liefert dir wichtige Informationen zum Unternehmen, achte darauf, dass du diese in das Bewerbungsschreiben einbaust, so zeigst du dem Personalverantwortlichen, dass du dich gut vorbereitet hast.

Bewerbungsschreiben Verwaltungsassistent

Hier siehst du ein Beispiel für die Bewerbung zum Verwaltungsassistenten / zur Verwaltungsassistentin.


Sehr geehrter Herr Mustermann,

mit großem Interesse habe ich mich über die von Ihnen auf Lehrlingsportal.at ausgeschriebene Lehrstelle zur Verwaltungsassistentin informiert und bewerbe mich nun um diesen Ausbildungsplatz.

Ich möchte gerne die Lehre zur Verwaltungsassistentin ergreifen, da ich glaube, für diesen Beruf sehr gut geeignet zu sein. Organisationstalent, guter Ausdruck in Wort und Schrift, genaues und konzentriertes Arbeiten und kaufmännisches Interesse bringe ich mit. All die genannten Punkte sind für einen Job im Bereich der Verwaltungsassistenz notwendig. Darüber hinaus verfüge ich über mathematisch-rechnerische Fähigkeiten, bin flexibel und lernwillig. Meine Englischkenntnisse sind gut, außerdem bin ich gerne bereit, mir weitere Fremdsprachenkenntnisse anzueignen. Im EDV-Unterricht in der Schule habe ich bisher immer sehr gute Noten bekommen, was für eine zukünftige Tätigkeit als Verwaltungsassistentin sicherlich auch wichtig ist. Sehr gerne würde ich meine Talente und Fähigkeiten in Ihr Unternehmen einbringen.

Im Moment bin ich Schülerin der AHS in Neunkirchen, werde diese aber nach der 5. Schulstufe verlassen. Im Laufe der letzten Jahre hat sich gezeigt, dass ich doch lieber früher in das Berufsleben einsteige und eine Lehre ergreife, die meinen Fähigkeiten und Interessen entspricht. Ich kann noch auf keine praktische Erfahrung im Bereich Verwaltungsassistenz verweisen, bin aber ehrenamtlich bei einer privaten Tierschutzvereinigung tätig, wo ich immer wieder in der Organisation von Events (z.B. Flohmärkte oder Konzerte) mithelfe. Die Vereinsmitglieder schätzen meine gewissenhafte Organisation und bitte mich immer wieder um Mithilfe, was mich sehr freut, da mir dieser Verein als Tierliebhaberin am Herzen liegt.

In meiner Freizeit gehe ich gerne wandern und besuche oft Museen, wobei mich vor allem die moderne Malerei fasziniert. Wenn ich genügend Zeit dafür habe, male ich auch selbst gerne, vorrangig Aquarelle.

Ich möchte meine Lehre gerne in Ihrem Unternehmen absolvieren, weil Sie Ihren Lehrlingen neben einer spannenden Ausbildung auch die Möglichkeit der Teilnahme an einem vielfältigen Kulturprogramm und die ÖBB-Jahreskarte für den Arbeitsweg bieten.

Gerne erzähle ich Ihnen persönlich mehr über mich und freue mich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Mit freundlichen Grüßen

Martina Meier


 

Wichtiger Hinweis:
Nutze die oben angeführte Mustervorlage als Anregung. Unternehmen erkennen sofort, wenn du deine Bewerbung nur kopiert oder eine Vorlage verwendet hast. Gehe in deinem Bewerbungsschreiben auf das Unternehmen und seine Tätigkeit ein, um dein Interesse zu zeigen.

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